Matas

Returret er i de senere år blevet et stadigt mere centralt punkt i kontrakter mellem forhandlere og producenter. Det har gjort returlogistik til en væsentlig konkurrenceparameter, særligt i detailbranchen, hvor Matas, ifølge logistikchef Jesper Amsinck, er blandt de virksomheder, det har allerstørst betydning for. Og selv om virksomheden i mange år har haft en velfungerende tilgang til returlogistik, har den i praksis ofte været et nødvendigt onde, der trak store veksler på logistikafdelingen.

Logistikchef Jesper Amsinck fortæller, ‟Matas udskifter en stor del af butikssortimentet tre gange om året i forbindelse med at de store producenter som f.eks. Estée Lauder lancerer nye produkter. Udskiftningerne genererer langt størstedelen af de returvarer,  som vi før i tiden udelukkende håndterede manuelt. Det foregik på den måde, at butikkerne leverede varerne tilbage i en skøn blanding, der så skulle sorteres, scannes og registreres. Det er ikke nogen let opgave, når man tænker på, at det kan være nærmest umuligt at skelne imellem produktvarianter på emballagen alene og derfor ofte er nødvendigt at dobbeltchecke stregkoden. Det tog før 8 fuldtidsmedarbejdere op til 8 uger at få styr på returvarerne fra en enkelt udskiftning, hvilket på årsbasis løber op i mere end 7.000 mandetimer. Oven i det kommer så de mange returvarer, der er en del af den daglige drift."

"Selvom processen var tidskrævende, resulterede i mange fejl og førte til en del spild i form af beskadigede produkter, var returlogistikken en rentabel forretning for os,” fortsætter han. ”Det regnede vi os frem til allerede i 2013. Men vi blev samtidig bevidste om, at vi kunne gøre det langt bedre og begyndte at undersøge markedet for mulige løsninger.”

Specialdesignet sorteringsmaskine og nye processer
"I løbet af 2014 besluttede vi at investere i en sorteringsmaskine og bad Langebæk om at rådgive os om valg af leverandør, samt om at projektere og implementere løsningen. Som noget af det første tog vi med Langebæk på messe i Tyskland for at se nærmere på nogle af de mulige leverandører og løsninger. På baggrund af det vi lærte, valgte vi i slutningen af 2015 at indgå en aftale med Optimus, et hollandsk firma, der har specialiseret sig i sorteringsmaskiner.” 

Matas er muligvis en af Danmarks største detailkæder, men for Optimus var det på sin vis en ‘lille’ ordre. Det var første gang, at de skulle levere en løsning til produkter med de karakteristika, som dem Matas fører: lille størrelse, lav vægt og i nogle tilfælde, høj skrøbelighed. Det gav nogle helt særlige designudfordringer, som blev forbilledligt løst i samarbejde mellem Matas, Langebæk og Optimus.

‟Sideløbende med designet af sorteringsmaskinen, udarbejdede vi nye retningslinier for returlogistikken og på at forankre de ændringer i processen, som de nye retningslinier fordrede, både her på lageret og ude i butikkerne. De væsentligste ændringer vi foretog var at begrænse antallet af returvarer og at rykke den første sortering af varerne (per producent) ud i butikkerne. Samtidig gennemførte vi en tættere integration af de relevante it-systemer, for at få bedre styr på de økonomiske effekter af returlogistikken.”

Større effektivitet, færre fejl og mindre spild
Den specialdesignede sorteringsmaskine, de nye retningsliner og nye processer var alle operationelle i marts 2016, lige op til årets første store sortimentsudskiftning. Og forventningerne var høje. 

‟Det blev lidt af en ilddåb,” fortsætter Jesper Amsinck, ‟for maskinen såvel som for medarbejderne i butikkerne og på lageret. Der er selvfølgelig altid et eller andet, der ikke fungerer optimalt eller helt efter hensigten, men i det store hele gik det over al forventning. Vi har nu fået reduceret tidsforbruget markant, frigivet medarbejdere med vigtige kompetencer til mere væsentlige og spændende opgaver, reduceret mængden af fejl og så godt som elimineret spild. Det er noget, der kan mærkes - på medarbejderne og på bundlinien.”

Lige en ting til
Den nye sorteringsmaskine har igennem de organisatoriske og økonomiske forbedringer allerede bevist sit værd for Matas. Men Jesper Amsinck har stadig mere at fortælle om. For sorteringsmaskinen kan også bruges til at løse op for et problem, der intet har at gøre med returlogistik. 

‟Vi har typisk mellem 1 og 3 leverancer per butik om ugen, bl.a. afhængig af butikkens størrelse og lokation,” forklarer han: ‟Den primære udfordring i den forbindelse er, som alle i detailbranchen ved, at sørge for at samtlige butikker landet over modtager varerne samtidig. Men derudover har vi også ad hoc leveringer, ofte som følge af et udsving i efterspørgslen. I år havde vi for eksempel et overraskende vejrskifte i maj måned. Det fik salget af solcreme til at stige mere end vi havde forudset, så vi skulle pludselig sørge for ekstra leverancer til en lang række butikker.” 

‟Før i tiden skulle lagermedarbejderne nærmest smide alt hvad de havde i hænderne for at følge med i den slags situationer. Og selv da kunne det tage flere dage at få fyldt butikkernes ordrer med tabt omsætning til følge. Det har den nye sorteringsmaskine sat en stopper for. I stedet for at bruge den til at scanne og sortere returvarer, bruger vi den til at scanne og plukke varer til 50 butikker ad gangen. Det betyder, at vi, ved at allokere ganske få medarbejdere til opgaven, kan få fyldt ordrerne indenfor en dag eller to. Det er ikke derfor, vi valgte at investere i maskinen, men det er klart en fordel, der er værd at tage med.”